Automatisation du traitement informatique des flux de production pour Ferexport
Ferexport est une société de Saint Nazaire qui fait du négoce de produits sidérurgiques à l'exportation. Son cœur d'activité est :
- Commerce international (déplacements importants, relation client multilingue et multiculturel, horaires étendus)
- Gestion logistique (douane, frêt maritime)
- Gestion financière (décalage de trésorerie importante dû aux délais de transport)
- Gestion du stock (chez le fournisseur)
Un besoin de fiabilité et d'accompagnement
Ferexport est un client des débuts de Lan2Net (2004).
L'installation réseau a été refaite sous infrastructure Linux, le client recherchant une meilleure fiabilité de son SI. Des solutions standart ont été mises en place (le partage de fichiers, les sauvegardes, un système de mail interne et externe, la gestion des sauvegardes à distance), mais aussi, des solutions plus particulières pour les besoins de ce client (le nomadisme via VPN, la maintenance à distance des postes où qu'ils soient sur la planète, la disponibilité du SI en général, quelques developpements à façon, et la réactivité face aux demandes exprimées).
- Service : contrat récurrent, par trimestre, sans engagement de durée
- Technologies mises en œuvre : Debian et Mandriva, Xen, Shorewall, OpenVPN, samba, HTTP - postes sous WindowsXP et logiciels libres.
Le commerce internationnal et les spams
Travaillant à l'international, les collaborateurs recevaient un nombre impressionnant de spams et, de là, perdait beaucoup en productivité. En mettant en place une délégation de MX et un filtrage 'self made', Calyopea élimine 100% du spam.
La problématique bureautique
Toute la gestion interne était faite via des tableaux fait sous Excel. Ces tableaux simples et sans traitement automatisé des données, avec des multiples saisies, étaient compliqués à saisir, impossible à travailler à plusieurs. 2i2l est donc intervenu pour le traitement informatique des flux de production : commandes, transport, stockage, traitement des matériaux, vente,...
Jusqu'en 2005, Ferexport a essayé d'intégrer un ERP propriétaire. L'expérience a généré beaucoup de difficultés (temps dédié à ce projet, finances) et finalement tout a été abandonné. Cet échec peut s'expliquer d'une part, par un manque de souplesse (passage obligé par l'éditeur pour n'importe quelle modifiction ou correction de bugs) et, d'autre part, pour des erreurs récurrentes dans la gestion du stock.
En 2008, une stagiaire en BTS de gestion a travaillé 2 mois pour schématiser le fonctionnement interne des fluxs de données, en jetant les bases de ce que serait le futur ERP.
En 2008 et 2009, deux autres prestataires ont initié, puis abandonné un projet d'ERP : le premier à partir d'OpenERP, l'autre en partant d'un développement 'from scratch'. Là aussi, échecs, les fluxs étant trop complexes pour être reproduit dans un outil.
En 2010, changement de méthode : on rationnalise l'existant. 2i2l intervient pour améliorer et normer les tableaux utilisés en interne. Prestation faite : formation et accompagnement, puis développements sous OpenOffice.org. L'équipe monte en autonomie et en productivité en faisant évoluer ses propres outils. On cherche à améliorer les outils 'maison' et à simplifier la saisie.
Solutions apportées
- Audit du fonctionnement interne, inventaire des données à traiter
- Modélisation des flux de production
- Réalisation, tests et validation des fichiers pour le traitement de données
- Formation du personnel et transfert de compétence à :
- L'identification et isolement les données à traiter (variables et modalités),
- La création (mise en forme) des fichiers de données (csv)
- L'utilisation d'un tableur (Calc OpenOffice.org / LibreOffice) pour générer des tableaux dynamiques
- L'archivage (fichiers pdf) des commandes, du transport, du stockage, du traitement des matériaux, de la vente,...
- Les collaborateurs ont une maîtrise complète des outils de traitement de données.
- Le travail de saisie a été simplifié, tout le monde gagne du temps.
- Personne n'est plus indispensable au traitement des données.
- Grâce à la formation, chacun a progressé, entrainant une bonne adhésion du personnel au changement.
Il y a donc eu :
- Amélioration des conditions de travail.
- Investissement dans les formations pour réaliser les outils nécessaires et adéquates avec des logiciels libres (précédemment outils non adaptés avec coûts de licence).
- Perspectives plus sereines pour l'avenir puisque tout le processus interne a été rationnalisé.